Что такое матрица обучения персонала, зачем она нужна и как её создать

Матрица обучения сотрудников — это таблица или график, в котором отмечены запланированные или пройденные тренинги, курсы и другие обучающие мероприятия, необходимые для получения новых навыков или улучшения существующих. Это позволяет HR-менеджерам или специалистам по обучению отслеживать развитие сотрудников в компании.

Таблица помогает определить, какие типы обучения доступны для каждого сотрудника в зависимости от его должности, роли или уровня компетенции. Например, новому сотруднику назначают курсы онбординга, в то время как более опытные сотрудники могут получить более продвинутое обучение, например курсы повышения квалификации.

В чём отличие матрицы обучения персонала от матрицы компетенций

Прежде чем мы продолжим, стоит понять разницу между матрицей обучения и матрицей компетенций. Хотя оба этих понятия являются жизненно важными частями процессов обучения и развития компании, смысл у них разный.

Матрица компетенций — это таблица, в которой указывают, какими навыками обладают сотрудники и на каком уровне. На основе матрицы компетенций можно понять, какие скилы нужно прокачать сотруднику, чтобы работать эффективнее.

Вы можете ориентироваться на образец матрицы компетенций при создании собственной. Например, на основе таблицы можно понять, что у маркетолога проседает один из важнейших навыков — анализ рисков

Матрица обучения показывает, какие курсы прошёл сотрудник или какие тренинги посетил. На основе такой таблицы можно понять, как дальше строить обучение в компании или отделе.

Этот образец матрицы обучения можно использовать при создании собственной таблицы.

В этой матрице можно указать сроки обучения, степень его завершения и другие детали, которые помогают отслеживать прогресс и оценивать эффективность обучения сотрудников.

Матрица обучения сотрудников помогает вовремя выявить проблемы, а затем устранить разрыв между текущим и требуемым уровнями навыков.

В России подобные матрицы не настолько популярны, как на западе, поэтому при составлении таблиц лучше всего ориентироваться на зарубежные примеры.

Как создать матрицу обучения сотрудников

Создать простую матрицу обучения сотрудников можно буквально на тетрадном листке. Начните с составления списка всех сотрудников компании, которых вы хотите включить в матрицу обучения.

Решите, какие обучающие курсы или тренинги вы хотите отслеживать. Это могут быть онбординг-курсы, основы Microsoft Excel, коммуникационные навыки, курс по управлению проектами — всё зависит от особенностей команды.

Теперь, когда у вас есть информация о прохождении курсов сотрудниками, создайте таблицу. На вертикальной оси таблицы укажите имена сотрудников, а на горизонтальной оси — названия курсов.

В ячейках укажите, кто из сотрудников уже посетил тренинг или курс. Галочка, если сотрудник прошёл обучение, и крестик, если он этого не сделал. Если же обучение ещё предстоит, можно указать планируемую дату.

Матрица обучения должна быть динамическим документом, который обновляется по мере того, как сотрудники проходят новые курсы или посещают тренинги.

Читайте также по теме:

Метод оценки «360 градусов»: как применять и как правильно составить опросник

Таблицы или специальные программы — какая матрица обучения лучше

Чаще всего для создания матрицы обучения сотрудников используют таблицы Microsoft Excel или Google Sheets. Это удобно, если у вас ограниченный бюджет и вам нужен недорогой или бесплатный инструмент.

Кроме того, электронные таблицы легко создавать и работать в них. Если вы уже знакомы с Excel или Sheets, то разобраться будет несложно и вы сможете воспользоваться формулами или плагинами.

Однако электронные таблицы также имеют свои ограничения:

Сложность обслуживания. Несмотря на то что электронные таблицы значительно упрощают обработку сложных данных, их поддержка требует много внимания и времени. К тому же вероятность допустить ошибку выше.

Неэффективно для крупных организаций. В компаниях с большим числом сотрудников может быть сложно хранить и поддерживать данные матрицы обучения вручную. В таких случаях автоматизированные решения становятся более предпочтительными партнёрами.

Легко запутаться в цифрах. Если вы всё-таки решили создать в таблице матрицу обучения для большой компании, то велика вероятность запутаться в потоке цифр и фамилий. Конечно, можно настроить сортировку данных, но для этого нужно хорошо разбираться в Excel или Sheets и правильно подобрать параметры.

Существует несколько специальных сервисов и программ, с помощью которых можно контролировать обучение в компании. Рассмотрим наиболее популярные.

Читайте также по теме:

Что такое матрица Эйзенхауэра и как она помогает в работе

В каких сервисах лучше всего отслеживать обучение в компании

Когда нужно отследить обучение в компании, удобство и функциональность играют ключевую роль. Вместо традиционных таблиц и сложных подсчётов существуют специальные сервисы, которые значительно облегчают этот процесс.

Эти сервисы предоставляют интуитивно понятные интерфейсы, с помощью которых можно легко вносить данные о курсах, тренингах и участниках. Удобство в том, что вам не придётся заниматься ручным вводом в таблицы и тратить на это много времени.

Более того, такие сервисы обычно предлагают автоматическое создание отчётов и аналитику. Вы можете быстро узнать, какие сотрудники завершили обучение, как успешно они усвоили материал и какие области требуют дополнительной работы.

По сравнению с обычными таблицами использование таких сервисов даёт более наглядную картину о состоянии обучения в компании. Они позволяют сэкономить время, уменьшить вероятность ошибок и принимать более оперативные и обоснованные решения для улучшения обучающих программ.

iSpring Learn — больше чем просто контроль обучения в компании

iSpring Learn — это полноценная система управления онлайн-обучением, позволяющая контролировать все учебные активности в компании. Платформа помогает автоматизировать процесс адаптации новичка — от начала стажировки и знакомства с компанией до выхода в должность и продуктового обучения.

Например, вы можете создать траекторию обучения для продавцов-кассиров. Когда в компанию придёт новый сотрудник, система автоматически назначит ему онбординг-курсы. После прохождения ему откроется новый этап, после которого система предоставит администратору подробный отчёт о прохождении.

Удобство платформы в том, что не нужно вручную назначать обучение и запоминать, кто какие курсы проходил. Система отчётов и раздел «Моя команда» позволяют отслеживать, кто заходил на платформу и приступил к обучению, а кто просрочил дедлайн и до сих пор не открывал курс.

На платформе iSpring Learn в разделе «Отчёты» можно оценить этапы прохождения обучения сотрудника. Например, сколько курсов он прошёл, сколько ещё осталось и какие темы он изучил в первую очередь.

Помимо отслеживания обучения iSpring Learn позволяет провести анализ компетенций сотрудников методом оценки «360 градусов». Он помогает определить, насколько сотрудник соответствует занимаемой должности через опрос руководителей и коллег.

С помощью iSpring Learn можно планировать учебные мероприятия и записывать их в календаре. Система сама уведомит сотрудников о предстоящем тренинге или мастер-классе и заранее напомнит о начале встречи.

Система также позволяет загружать уже готовые онлайн-курсы, видео и документы либо создавать контент с нуля. Эта функция даёт возможность полностью перенести обучение в одно место.

Платформа iSpring Learn предоставляет бесплатный 14-дневный демодоступ и позволяет познакомиться со всеми функциями.

Попробовать бесплатно →

Think Eleven — матрицы обучения, история мероприятий и календарь событий

Think Eleven — это ПО для управления навыками, обучением и компетенциями. Платформа позволяет создавать матрицы обучения и компетенций с любой комбинацией сотрудников, должностей и навыков. Система даёт возможность отследить успехи каждого отдельного работника и узнать, какое обучение он проходил.

Особенность системы в том, что можно быстро выбрать конкретного сотрудника (или конкретные навыки в рамках его возможностей), а затем за считаные секунды определить его преемника. Таким образом вы можете получить 10 лучших преемников.

За дополнительную плату в Think Eleven можно подключить календарь мероприятий, модуль оценки эффективности сотрудника, систему онлайн-обучения, сертификаты и QR-коды, подтверждающие обучение, а также планировщик карьеры.

Skills Base — ПО для управления навыками команды и отслеживания успехов в обучении

Skills Base позволяет не тратить время на работу с таблицами и создавать структурированные матрицы, которые отображают навыки, знания и компетенции, необходимые для различных ролей и должностей в компании.

Достаточно загрузить информацию о навыках, образовании, опыте работы и других компетенциях сотрудников, а система нарисует матрицу обучения или матрицу компетенций. Это позволяет компаниям более точно планировать обучение, продвижение по службе и адаптировать задачи под конкретные навыки.

Особенность платформы в том, что у неё есть встроенная библиотека навыков, которые помогут создавать матрицы навыков уже через пару дней после старта. Навыки разбиты на группы, поэтому вы вряд ли запутаетесь в интерфейсе.

AG5 — простая замена матрицам в Excel

AG5 — это простая платформа для создания матриц обучения персонала, компетенций и навыков. Удобство в том, что система сама покажет, какой сотрудник лучше всего подойдёт для решения задачи, а в случае чего подберёт замену.

Платформа позволяет редактировать уже готовые матрицы, быстро вносить в них изменения и постоянно поддерживать их актуальность. Если кто-то не прошёл обучение или срок его сертификата подходит к концу, AG5 предупредит об этом. Чтобы напомнить сотрудникам о предстоящем обучении, система позволяет отправить электронное письмо или СМС-сообщение с напоминанием.

HandsHQ — подробные отчёты об обучении каждого сотрудника

HandsHQ — это система, позволяющая создавать не совсем стандартный конструктор матриц обучения персонала. Она позволяет отследить все учебные активности, с которыми связан сотрудник, например тренинги по маркетингу, которые он посещал в октябре 2021 года. Для этого информацию нужно внести на платформу.

Сервис позволяет отказаться от сложных Excel-таблиц и перенести всю информацию об обучении сотрудников в одно место. Система покажет, какие курсы работнику нужно пройти в ближайшее время, напомнит, когда истекает срок действия его сертификата, и сформирует подробный отчёт в пару кликов.

В HandsHQ также можно разделить сотрудников по департаментам или региональным офисам. Кроме того, каждому работнику можно указать должность, и система проанализирует потребности в обучении на основе пройденных курсов.

Образец матрицы обучения персонала

Создать матрицу обучения с нуля — дело выполнимое, но следить за её актуальностью и эффективно анализировать данные — более сложная задача. Чтобы упростить вам работу, мы подготовили образец матрицы обучения персонала.

Этот инструмент немного облегчит процесс мониторинга обучения сотрудников в вашей компании. Вместо многочасовых уточнений, кто какие тренинги проходил, таблица поможет сохранить эти данные.

Образец матрицы обучения сотрудников →

Таблица помогает на базовом уровне отследить уровень обученности отдела. Вы можете сохранить образец на свой компьютер в формате .xls или сделать копию на свой «Google Диск», чтобы использовать в работе.